Monday, May 31, 2010

Fikir sambil berbicara

Salamullahi 'Alaikum dan Selamat Tengahari,

Saya doakan kawan-kawan semuanya dalam keadaan baik-baik belaka. Saya sendiri Alhamdulillah dalam keadaan ceria dan sihat.

Menyambung kembali menulis bagi berkongsi ilmu dengan teman sekalian.

Kali ini saya ingin berkongsi dengan ringkas perbualan saya dan suami saya semalam di dalam kereta menuju ke Kulim dari Kuala Lumpur. Bercerita mengenai program Self-Grooming yang akan saya anjurkan dalam bulan Jun ini.

Di antara pengisian training itu, ialah mengenai komunikasi ringkas dengan kawan-kawan dan rakan sekerja. Dan yang menarik untuk dikongsi di dalam blog kali ini ialah apabila kita ingin meminta tolong kepada orang lain dalam keadaan biasa samada kita seorang boss kepada anak buah kita atau perbualan dengan orang lain.

Selalunya apa ayat yang kita gunakan sekiranya kita mahu meminta pertolongan daripada orang lain? Atau kita ingin meminta dia buatkan sesuatu? Atau ingin mengetahui samada dia sudah melakukan apa yang kita minta?

Kebanyakan dari kita termasuk saya sendiri, tanpa kita sedar, kita selalu mengucapkan dialog tanpa kita fikir kesan, kerana ianya sudah menjadi habit atau perlakuan kita sehari-hari.

Contoh ayat suruhan: Saya nak suruh awak selesaikan minit mesyuarat semalam.

Cara baru: Saya nak minta tolong/perlukan pertolongan awak siapkan minit mesyuarat semalam untuk edaran segera.

Di dalam penyataan ini, kita masih menyatakan kita minta dia melakukan sesuatu dan dalam masa yang sama, kita memberitahunya kenapa ia perlu disiapkan. Kebanyakan kita menyuruh orang, tanpa memberitahu sebab kenapa ia mesti dilakukan. Ini menyebabkan, orang lain kadang-kadang dalam keadaan kabur dan tidak faham.

Jika kita sebagai boss, dalam keadaan biasa, tidak salah menggunakan kedua-dua frasa di atas, namun frasa yang kedua lebih menampakkan sikap anggun atau berhemahnya kita dalam meminta seseorang melakukan tugas. Dengan secara tidak langsung mendidik orang bawahan kita melakukan perkara yang sama. Akhirnya aura berhemah ini akan berkembang di sekeliling kita.

Dalam situasi kita menunggu email dari seseorang. Kita betul sekiranya kita menyatakan begini.
Contoh: Dah hantar ke email? / Kenapa tak hantar lagi?
Dalam keadaan begini kita meletakkan kesalahan kepada orang lain. Sekiranya benar mereka sudah menghantar email tetapi ada masalah teknikal, pasti mereka tersinggung dengan pertanyaan mengapa dan kenapa.

Oleh itu, kita cuba begini:
Saya masih belum terima email yang dijanjikan ,,,( ayat seterusnya)

Dalam keadaan kedua, kita merujuk kepada masalah kita iaitu dengan memahami dan membuat sangkaan bahawa mungkin dia telah menghantar dan berlakunya masalah teknikal dan bukannya menuduh orang lain walaupun benar dia masih tidak menghantar email itu kepada kita.

Dengan cara ini, sekiranya benar dia sudah menghantar email, dia akan memberi respon yang responsif dan bukannya defensif. Atau sekiranya dia masih belum menghantar email tersebut, dia akan segera melakukannya kerana dia dengan sendirinya menyedari bahawa kelambatan dia telah menyebabkan orang lain tertunggu-tunggu.

Ini merupakan cara teguran yang dapat membina personaliti seseorang dengan lebih baik di dalam komunikasi.
Kurangkan bertanya mengapa dan kenapa di dalam komunikasi kecuali kita mahu menghukum seseorang dalam keadaan yang seadilnya, ianya (pernyataan pertama) memang wajar digunakan.

Pesan suami saya: Sentiasa berfikir sekiranya mahu berbicara, dan selalu merujuk ayat itu kepada kita sebelum kita melafazkannya. Dengan berlatih, penguasaan komunikasi akan menjadikan kita lebih berhemah.

Sekian untuk kali ini, hingga kita jumpa lagi.
Senyum dan salam.

3 comments:

Ummu Insyirah said...

Nice tips. Dalam menegur seseorang atau menyampaikan ketidak puasan hati kita kita boleh juga mengunakan formula "sandwich". Maksudnya sebelum membuat tegurun kita bagi dia ayat2 yang positif dan pujian then baru kita bagitau apa yang kita tak puashati atau tak kena, after that kita bagi ayat2 yang memotivasikan dia agar dia akan perbaiki kesalahan dan berazam untuk tidak mengulanginya lag. Cnth : Bos suruh keraninya menaip surat rasmi, banyak kesalahan ejaan dsb. So caranya..Surat yang awak taip ni dah baik cuma ia akan lebih baik kalau awak perbaiki ayat/ejaan di dlmya.akhir sekali..Saya tahu awak boleh buat lebih baik dari tadi. Biasakan diri berkata dengan kata2 yang positif..

tintamurabbi said...

Syukran kak...tips yang sangat berguna untuk diamalkan...;)

Diana said...

Salam K.Muna... superb

Kalau kat UiTM ni boleh jadi pensyarah komunikasi kak...


Hehehehe

Thanx ya kak...

miss u your talk kak